Mengenal Manajemen Operasional

Sebagian orang pasti tidak asing lagi dengan manajemen operasional. Fisher College of Business-The Ohio State University mendefinisikan manajemen operasional sebagai suatu pengaturan dan pengendalian secara sistematis dari serangkaian proses yang mentransformasikan inputmenjadi output(barang/jasa). Sasarannya sebenarnya sederhana saja yaitu memenuhi kepuasan pelanggan (customer satisfaction). Namun pada prakteknya ternyata proses yang harus dilalui untuk mencapai sasaran ini sangatlah kompleks. Dalam proses transformasi menghasilkan barang/jasa yang dimaksud ada banyak aspek, tanggung jawab, fokus, analisis, pengukuran dan pengambilan keputusan operasional yang harus dipertimbangkan dan dikerjakan sedemikian rupa sehingga sangat menguras energi, biaya, waktu dan pikiran. Ini membuat setiap organisasi modern memberikan porsi yang sangat besar pada pengelolaan manajemen operasional. Sekolah-sekolah bisnis terkemuka pun sekarang sudah mulai membuat program dengan gelar berkonsentrasi pada operation management.

Pentingnya manajemen operasional meningkat sangat dramatis beberapa tahun terakhir ini. Hal ini ditandai dengan makin ketatnya kompetisi antar perusahaan, penetrasi pasar sudah mulai meng-global, teknologi maju tak terbendung lagi, dan yang terpenting: para pelanggan/konsumen makin cerdas, kritis dan makin melek kualitas. Lazimnya manajemen operasional memainkan peranan besar pada industri manufaktur, namun jaman sekarang ini ternyata juga signifikan pada kelompok usaha trading & jasa, tidak saja buat swasta namun juga sektor publik, tanpa memandang apakah bermotif profitmaupun non-profit.

Pengelolaan manajemen operasional umumnya berada pada divisi operasi, quality/business processatau pada bagian yang sejenis (namanya tidak persis sama di setiap jenis organisasi). Namun yang jelas secara kategorial, kita bisa membagi dua peranan work-processyang memegang kunci berhasilnya pengelolaan manajemen operasional. Pertama kategori operational processdan kedua administrative process. Di dalam kategori operational processbiasanya terdapat kegiatan merancang, memproduksi dan menyerahkan barang/jasa untuk pelanggan. Dari sisi fungsi operasional, kegiatan-kegiatan ini biasa disebut product development, manufaktur dan logistik & distribusi. Sementara itu dalam kategori administrative processumumnya meliputi kegiatan yang tidak memproduksi outputnamun tetap diperlukan untuk berjalannya proses operasional. Secara fungsional kegiatan dalam kategori administrative processlazim disebut strategic planning, budgeting, dan pengukuran kinerja.

Dari sisi pengelolanya, umumnya jabatan person-in-chargeyang memegang peranan biasa disebut sebagai  operation manager, quality manager, business process manageratau supply chain manager(bisa berbeda-beda di tiap organisasi). Tugas utama mereka adalah memonitor setiap tahapan yang dilalui oleh suatu proses dalam rangka penyediaan barang/jasa. Lebih rinci lagi bisa dikatakan mereka adalah pihak berkompeten yang menentukan input(peralatan, tenaga kerja, bahan baku, energi, informasi, cara & teknik) untuk ditransformasi menjadi output(barang/jasa) untuk memenuhi permintaan pasar. Dengan demikian peranan mereka sangat signifikan dalam tiap organisasi.

Signifikansi peranan mereka tertuang dalam tanggung jawab penting yang mereka pikul dan biasanya meliputi aspek humanresource management,       asset managementdan cost management. Aspek humanresource managementmenekankan pada koordinasi dan integrasi sumber daya manusia (baik itu fungsi langsung maupun penunjang). Aspek asset managementmemperhatikan dengan cermat pemanfaatan maksimal dari gedung, fasilitas, peralatan dan persediaan bahan baku. Sementara itu aspek cost managementmeliputi pengendalian biaya mulai dari pengadaan input, proses transformasi, sampai kepada penyerahan outputkepada pelanggan. Secara garis besar fokus dari pengelolaan manajemen operasional menekankan pada manajemen kualitas, perencanaan kapasitas, manajemen input (sumber daya) dan proses pengadaan dan penjadwalan.

Sekarang mari kita lihat model transformasi dalam manajemen operasional. Secara sederhana kita dapat melihat inputmasuk ke dalam proses transformasi untuk menghasilkan outputdan yang turut memegang peran penting dalam lingkungan seperti supplier(penyedia input) dan pelanggan (penerima output). Juga ada garis yang ditarik dari outputmenujuinputyang menggambarkan suatu umpan balik untuk mengakomodasi persoalan kualitas, performa dan biaya.

Secara lebih rinci, di dalam inputatau bisa disebut sebagai transformed resources(sumber daya yang akan ditransformasi) unsur-unsur yang berperan antara lain adalah bahan baku, informasi dan pelanggan. Selanjutnya inputakan masuk ke dalam proses transformasi, di mana yang akan berperan di dalamnya selain proses itu sendiri adalah transforming resources(sumber daya dalam proses transformasi). Yang relevan di sini antara lain adalah staf yang ikut ambil bagian dalam proses, fasilitas (tanah, bangunan, mesin, peralatan). Sementara dalam outputyang dihasilkan dari proses transformasi biasanya ada outputyang bermanfaat dan outputlimbah (waste). Yang juga menarik adalah umpan balik yang bisa berasal dari dua sumber: internal dan eksternal. Sumber internal bisa berupa pengujian, evaluasi dan perbaikan berkelanjutan sedangkan sumber eksternal berasal dari masukan ataupun keluhan dari baik suppliermaupun pelanggan.

Agar outputyang dihasilkan memenuhi sasaran manajemen operasional maka perlu dilakukan analisis output. Agar lebih mudah dalam melakukan identifikasi mari kita lihat contoh berikut ini. Apakah yang menjadi outpututama dari bisnis Bar? Penerbit? Hotel? Perusahaan Asuransi? Outputdari Bar misalnya adalah Bir, Vodka, Martini, Johny Walker. Outputdari Pernerbit bisa berupa buku, majalah, atau surat kabar. Bagaimana dengan Hotel? Mungkin tidak bisa langsung terlihat seperti bisnis yang berproses menghasilkan barang. Kita bisa menyebut pelanggan yang puas sebagai outputdari Hotel. Kalau Perusahaan Asuransi? Kita bisa menyebut pelanggan dengan resiko keuangan yang kecil sebagai outputnya. Tapi coba mari kita pikirkan sejenak. Walaupun kita bisa mengidentifikasi secara jelas outputnya, sasarannya tetap satu jenis saja, yaitu: kepuasan pelanggan. Pengunjung Bar memang membeli produk minuman seperti bir atau vodka, tapi yang lebih esensial lagi adalah kepuasan yang didapatkannya ketika mengkonsumsi minuman itu di dalam lingkungan Bar tersebut. Di sini kental sekali terasa integrasi dari kepiawaian mengkoordinasikan sumber daya manusia yang dengan cepat melayani pelanggan dengan penciptaan suasana fasilitas dalam gedung Bar seperti musik, dekorasi dan kebersihan. Singkatnya, peranan integrasi aspek human resourcesdan asset managementsangatlah penting di samping pengendalian biaya sedemikian rupa agar tercipta efisiensi di dalam prosesnya (aspek cost management).

Setelah melakukan analisis output, kita bisa melakukan pengukuran apakah misi dari manajemen operasional sudah dapat dikatakan berhasil atau tidak. Umumnya organisasi bermotif profitmengukurnya dengan tingkat profityang dihasilkan, growthyang terjadi, dan tingkat daya saingnya dalam pasar. Sementara itu organisasi non-profitbiasanya mengukur prestasinya dari value for moneyatau dengan kata lain melihat sudut pandang luasan efektifitas yang tercipta dari implementasi program-program dengan dana yang disalurkan.

Di tengah-tengah berjalannya proses di atas, kita akan menemui banyak keputusan-keputusan operasional yang harus diambil. Pengambilan keputusan-keputusan ini bisa dicerna dari dua esensi yaitu pertama berdasarkan jenisnya dan kapan akan dilakukan. Berdasarkan jenisnya, pengambilan keputusan akan banyak ditemui dalam pengadaan sumber daya (bahan baku dan manusia), kualitas & kuantitas barang/jasa, dan dalam proses menghasilkan barang dan jasa. Sementara dari sisi kapan akan dilakukan, pengambilan keputusan sangat krusial pada saat perancangan sistem, pengelolaan sistem dan perbaikan sistem.

Agar manajemen operasional  tidak hanya sekedar memenuhi sasarannya saja, namun lebih jauh lagi memenuhi sasarannya secara konstan dan berkelanjutan, maka setiap work-processyang ada haruslah terdokumentasi dengan baik termasuk setiap data masalah/problem yang timbul secara rutin dan disiplin ditabulasi untuk keperluan analisis, kemudian penggunaan kriteria pengukuran yang memadai akan memungkinkan manajemen mengetahui secara persis bagian atau tahapan mana yang membutuhkan perbaikan lebih lanjut. Di samping itu melakukan reviewdan kontrol secara kontinu akan membuat setiap aktifitas operasional tetap berada dalam koridor yang benar dan sesuai perencanaan . Selanjutnya yang juga tidak boleh dilupakan adalah integrasi dan koordinasi lintas fungsi dan kategori work-processharus senantiasa terjaga dengan baik.

 

Bahan disarikan dari: OpenLearn – The Open University – http://openlearn.open.ac.uk/

Add a Comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *